پرونده متقاضیان جهت بررسی و ارزیابی می بایست مراحل زیر را به ترتیب طی نماید :

1. تکمیل فرم‌های مندرج در شناسنامه علمی-فرهنگی-تربیتی – اجتماعی ، الصاق پیوست‌ها مشتمل بر احکام و مدارک مصدق موردنیاز موضوع درخواست به همراه CD حاوی اطلاعات یادشده توسط متقاضی و ارائه به کمیته منتخب؛

2. تحویل و ثبت پرونده تکمیلی در دبیرخانه کمیته منتخب و ارائه رسید به فرد متقاضی؛

3. بررسی و ارزیابی اولیه پرونده متقاضی بر اساس آئین‌نامه ارتقاء، همزمان توسط کمیته منتخب (امتیازدهی به فعالیت‌های علمی و آموزشی و اجرائی) و کمیسیون فرهنگی (امتیازدهی به فعالیت‌های تربیتی- فرهنگی و اجتماعی)

4. ارسال پرونده طی نامه رسمی به دبیرخانه هیأت ممیزه درصورت کسب حداقل امتیاز در کمیته منتخب و کمیسیون تخصصی فرهنگی . در غیر این صورت اعاده آن به عضو هیأت علمی با ذکر دلایل، حداکثر ظرف مدت یک ماه؛

5. بررسی پرونده‌های ارجاع‌شده از سوی کمیته منتخب در کمیسیون مربوطه و امتیازدهی به فعالیت‌های ذینفع بر اساس آئین‌نامه؛

6. ارسال پرونده طی نامه رسمی به دبیر هیأت در صورت احراز شرایط لازم از نظر کمیسیون جهت تصمیم‌گیری نهایی و در غیر اینصورت اعاده آن به کمیته منتخب با ذکر دلایل حداکثر ظرف مدت یک ماه پس از بررسی.