پرونده متقاضیان جهت بررسی و ارزیابی می بایست مراحل زیر را به ترتیب طی نماید :

1. تمکیل فرمهای مندرج در شناسنامه علمی-فرهنگی-تربیتی – اجتماعی ، الصاق پیوستها مشتمل بر احکام و مدارک مصدق مورد نیاز موضوع درخواست به همراه CD حاوی اطلاعات یاد شده توسط متقاضی و ارائه به کمیته منتخب
   
2. تحویل و ثبت پرونده تکمیلی در دبیرخانه کمیته منتخب و ارائه رسید به فرد متقاضی
3. بررسی و ارزیابی اولیه پرونده متقاضی بر اساس آئین نامه ارتقاء همزمان توسط کمیته منتخب (امتیازدهی به فعالیتهای علمی و آموزشی و اجرائی) و کمیسیون فرهنگی (امتیازدهی به فعالیتهای تربیتی-فرهنگی و اجتماعی)
4. تحویل پرونده به دبیرخانه هیأت ممیزه درصورت کسب حداقل امتیاز در کمیته منتخب و کمیسیون تخصصی فرهنگی . در غیر این صورت اعاده آن به عضو هیأت علمی با ذکر دلایل، حداکثر ظرف مدت یک ماه
5. بررسی پرونده های ارجاع شده از سوی کمیته منتخب در کمیسیون مربوطه و امتیازدهی به فعالیتهای ذینفع بر اساس آئین نامه .
6.  

1. ارسال پرونده طی نامه رسمی به دبیر هیأت در صورت احراز شرایط لازم از نظر کمیسیون جهت تصمیم گیری نهایی و در غیر اینصورت اعاده آن به کمیته منتخب با ذکر دلایل حداکثر ظرف مدت یک ماه پس از بررسی.