پرونده متقاضیان جهت بررسی و ارزیابی می بایست مراحل زیر را به ترتیب طی نماید:

1. تکمیل فرم‌های مندرج در شناسنامه علمی-فرهنگی، تربیتی-اجتماعی، آموزشی، پژوهشی-فناوری و علمی-اجرایی، الصاق پیوست‌ها مشتمل بر احکام، مدارک و مستندات مصدق موردنیاز موضوع درخواست، تأیید مدیر گروه از نظر فعالیت‌های مربتط با گروه، به همراه CD حاوی اطلاعات یادشده توسط متقاضی و ارائه به کمیته منتخب؛

2. تحویل و ثبت پرونده تکمیلی در دبیرخانه کمیته منتخب و ارائه رسید به فرد متقاضی؛

3. ارسال مدارک و مستندات مربوط به فعالیت‌های فرهنگی، تربیتی و اجتماعی  متقاضی به کمیسیون فرهنگی و بررسی و ارزیابی آنها در کمیسیون یادشده حداکثر ظرف مدت یک ماه از زمان ارجاع پرونده؛

4. بررسی و ارزیابی مدارک و مستندات مربوط  بر اساس آیین‌نامه ارتقاء و شیوه‌نامه مربوط توسط کمیته منتخب و امتیازدهی به فعالیت‌های علمی، آموزشی و اجرایی متقاضی حداکثر ظرف مدت 45 روز از زمان ثبت پرونده؛

5.  ارسال پرونده طی نامه رسمی به دبیرخانه هیأت ممیزه درصورت احراز شرایط لازم از نظر کمیسسیون فرهنگی و کمیته منتخب. در غیر این صورت اعاده آن به عضو هیأت علمی با ذکر دلایل، حداکثر ظرف مدت یک هفته پس از بررسی؛

6. بررسی و ارزیابی پرونده‌های ارجاع‌شده از سوی کمیته منتخب در کمیسیون مربوط، حداکثر ظرف مدت یک ماه از زمان ارجاع؛

7. طرح در نشست هیأت ممیزه در صورت احراز شرایط لازم از نظر کمیسیون و اتخاذ تصمیم نهایی توسط هیأت و در غیر این صورت اعاده آن به کمیته منتخب با ذکر دلایل، حداکثر ظرف مدت یک هفته پس از بررسی؛

8. طرح و اتخاذ تصمیم در مورد پرونده توسط هیأت، حداکثر ظرف مدت 3 ماه از زمان ارجاع از سوی کمیسیون و ابلاغ مصوبات هیأت حداکثر ظرف مدت 20 روز از تاریخ تصویب توسط دبیر هیأت به مراجع ذی‌ربط.