پرونده متقاضیان تمدید مدت توقف مجاز در وضعیت پیمانی یا رسمی آزمایشی، جهت بررسی و ارزیابی می‌بایست مراحل زیر را به ترتیب طی نماید :

۱. تکمیل فرم‌های مندرج در شناسنامه علمی-فرهنگی-تربیتی – اجتماعی ، الصاق پیوست‌ها مشتمل بر احکام و مدارک مصدق موردنیاز موضوع درخواست و ارائه به کمیته منتخب دانشکده؛

نکته ۱: صرفاً صفحات تکمیل‌شده و بندهایی که متقاضی در آنها مستندات ارائه خواهد نمود، چاپ و ارائه شود.
نکته ۲: اعضای هیأت علمی دانشگاه بوعلی سینا مستندات و فرمهای لازم را مستقیماً به دبیرخانه هیأت ممیزه تحویل نمایند؛

۲. بررسی و ارزیابی اولیه پرونده متقاضی بر اساس آئین‌نامه ارتقاء، همزمان توسط کمیته منتخب (امتیازدهی به فعالیت‌های علمی و آموزشی و اجرائی) و کمیسیون فرهنگی (امتیازدهی به فعالیت‌های تربیتی- فرهنگی و اجتماعی) دانشگاه‌های عضو هیأت ممیزه به جز دانشگاه بوعلی سینا؛

۴. ارسال پرونده طی نامه رسمی به دبیرخانه هیأت ممیزه درصورت کسب حداقل امتیاز در کمیته منتخب و کمیسیون تخصصی فرهنگی . در غیر این صورت اعاده آن به عضو هیأت علمی با ذکر دلایل، حداکثر ظرف مدت یک ماه؛

۵. بررسی پرونده‌های ارجاع‌شده از سوی کمیته منتخب در کمیسیون مربوطه و امتیازدهی به فعالیت‌های ذینفع بر اساس آئین‌نامه؛

۶. اعلام امتیاز کسب‌شده به معاونت آموزشی دانشگاه مربوط جهت طرح در هیأت رئیسه.